Бизнес услуги около офиса: какво можете да наемете и какво да проверите
Не всяка фирма има нужда от собствен офис: адрес за регистрация, приемане на пощата, заседателна зала на час или работно място в коуъркинг могат да се наемат поотделно. Тук е какво позволява законът за адреса на управление, какви са рисковете при виртуален офис, какво включва всяка услуга и какво да пише в договора.
Накратко
- По Търговския закон адресът на управление е адресът, от който се управлява дейността (чл. 12); на него трябва реално да получавате книжа.
- Ако НАП не ви намери на адреса след поне две посещения в рамките на 7 дни, съобщението се смята за връчено след 14 дни (чл. 32 ДОПК).
- Посочете на НАП електронен адрес за съобщения (чл. 28, ал. 2 ДОПК), за да не зависите само от хартиената поща.
- Доставчиците на регистриран адрес са задължени лица по европейските правила срещу изпирането на пари и ще поискат документи за фирмата и собствениците ѝ.
Седалище и адрес на управление: какво казва законът
Търговският закон определя седалището като населеното място, където се намира управлението на дейността, а адреса – като адреса на това управление (чл. 12). Търговецът е длъжен да посочва седалището и адреса на управление в търговската си кореспонденция и на сайта си, ако има такъв (чл. 13). Може да посочи и отделен адрес за съобщения.
Адресът на управление има значение и пред НАП. По чл. 28 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) за местните юридически лица адресът за кореспонденция е адресът на управление, освен ако не е вписан друг. На този адрес се връчват съобщенията в данъчните производства (чл. 29). Всяко лице има право да посочи пред органите по приходите и електронен адрес за получаване на съобщения (чл. 28, ал. 2).
Регистриран адрес и виртуален офис
Услугата „регистриран адрес“ или „виртуален офис“ дава право да впишете адреса на доставчика като адрес на управление и обикновено включва приемане на пощата. Договорът сам по себе си не променя правилото на чл. 12: законът свързва адреса с мястото на управление, а институциите ще търсят фирмата там.
Най-големият практически риск е връчването. Ако служителят на НАП не намери на адреса лице, което може да приеме съобщението, след най-малко две посещения в рамките на 7 дни, съобщението се поставя в териториалната дирекция и се публикува в интернет. Ако не се явите до 14 дни, документът се смята за редовно връчен (чл. 32 ДОПК). Така срокът за обжалване може да започне, без да знаете. Затова проверете кой приема книжа на адреса, в какви часове и как ви уведомява.
- Писмено съгласие на доставчика за вписване на адреса в търговския регистър.
- Кой приема официална поща и призовки, срещу какъв документ и в какви часове.
- Как и колко бързо ви уведомява – сканиране в същия ден, препращане, съхранение.
- Какво става с пощата след прекратяване на договора и колко време имате да смените адреса в регистъра.
- Дали доставчикът има право да предоставя адреса – ако той самият е наемател, договорът му със собственика не трябва да забранява пренаемане (по чл. 234 ЗЗД пренаемането на части е допустимо, освен ако е уговорено противното).
Документи, които доставчикът ще поиска
Европейската директива срещу изпирането на пари (Директива (ЕС) 2015/849) включва в кръга на задължените лица доставчиците на услуги, които предоставят седалище, адрес за управление, кореспонденция или административен адрес на дружества. Затова доставчикът ще поиска документи за самоличност на управителя, данни за действителните собственици на фирмата и информация за дейността. Това е нормална проверка, а не недоверие – доставчик, който не я прави, е по-скоро предупредителен знак.
Услугите една по една
| Услуга | Какво обикновено включва | Какво да проверите |
|---|---|---|
| Регистриран адрес | Право да впишете адреса; приемане на пощата | Съгласие за вписване, приемане на официални книжа, срок при прекратяване |
| Обработка на пощата | Приемане, сканиране, препращане или съхранение | Бързина на уведомяването, цена на препращането, кой подписва обратните разписки |
| Телефон и рецепция | Номер, отговаряне от името на фирмата, прехвърляне на разговори | Работно време, език, как се записват съобщенията |
| Заседателна зала на час | Зала с екран и Wi-Fi, кафе по заявка | Минимален период, отказ, капацитет за подредбата, която ви трябва |
| Коуъркинг – свободно място | Място в обща зона без фиксирано бюро | Часове за достъп, натовареност, шкафче, правила за обаждания |
| Коуъркинг – фиксирано бюро | Собствено бюро в обща зала | Достъп 24/7, сигурност на документите и техниката |
| Обслужван офис | Затворен офис с обзавеждане, поддръжка и рецепция в общата цена | Какво не е включено, срок, индексация, изход от договора |
| Паркинг | Паркомясто в сградата или на открито | Фиксирано или свободно място, достъп за гости, ДДС |
Заседателни зали и коуъркинг
За среща с клиент или интервю зала на час излиза по-евтино от постоянен офис с голяма заседателна зала. Проверете капацитета за подредбата, която ви трябва – заседателна маса изисква много повече площ на човек от театрална подредба (вижте калкулатора за капацитет). За по-големи събития вижте справочника Конферентни зали.
Коуъркингът е добър, когато екипът е малък или работи хибридно. Сметнете колко места реално ви трябват едновременно – калкулаторът за площ показва и площта за постоянен офис, за да сравните двете решения. Ако работите с поверителни данни на клиенти, проверете как се заключват документите и техниката и кой има достъп до мрежата.
Паркинг и ДДС
Паркингът често се договаря отделно от офиса и при наем в бизнес сграда може да е ограничен. Наемът на паркингови площи е изрично изключен от освобождаването за наем на земя в Закона за ДДС (чл. 45, ал. 5, т. 3), затова при доставчик, регистриран по ЗДДС, върху него се начислява стандартната ставка от 20 %, както и върху останалите бизнес услуги.
Договорът за бизнес услуги
- Точен списък на услугите и цената на всяка; кое е месечен абонамент и кое – на брой.
- Срок, автоматично подновяване и предизвестие за прекратяване.
- Индексация на цените и как се съобщава.
- Отговорност при изгубена или забавена поща.
- Обработване на лични данни: доставчикът вижда кореспонденцията ви и данни на клиенти, затова е нужен договор по чл. 28 от GDPR.
- Задължение за смяна на адреса в регистъра при прекратяване и какво става с пощата дотогава.
Ако решите да наемете собствен офис, вижте договор за наем на офис и справочника бизнес центрове.
Чести въпроси
Законен ли е виртуалният офис в България?
Договорът за регистриран адрес е обикновен търговски договор. Законът обаче свързва адреса на управление с мястото, откъдето се управлява дейността (чл. 12 ТЗ), и на него трябва да можете да получавате официални книжа. Ако не сте сигурни дали вашият случай отговаря, попитайте юрист.
Какво става, ако пропусна писмо от НАП на регистрирания адрес?
Ако на адреса не бъде намерено лице за връчване след поне две посещения в рамките на 7 дни, съобщението се смята за връчено 14 дни след поставянето му в териториалната дирекция (чл. 32 ДОПК). Посочете електронен адрес пред НАП и уговорете с доставчика да ви уведомява веднага.
Може ли адресът на управление да е различен от адреса на офиса?
Търговецът може да посочи отделен адрес за съобщения (чл. 13 ТЗ), а пред НАП – електронен адрес. Адресът на управление обаче е мястото на управлението, затова при промяна на това място трябва да се промени и вписването.
Източници
- Търговски закон – чл. 12 и 13 (lex.bg)
- Данъчно-осигурителен процесуален кодекс – чл. 28, 29 и 32 (lex.bg)
- Директива (ЕС) 2015/849 за предотвратяване използването на финансовата система за изпиране на пари, чл. 2 и 3 (EUR-Lex)
- Закон за задълженията и договорите – чл. 234, пренаемане (lex.bg)
- Закон за данък върху добавената стойност – чл. 45 и 66 (lex.bg)
- Регламент (ЕС) 2016/679 – чл. 28, обработващ лични данни (EUR-Lex)
- Агенция по вписванията – търговски регистър
Още по темата
Договор за наем на офис: какво урежда законът и какво трябва да договорите
Договорът за наем на офис в България: какво казва ЗЗД, срок и предсрочно прекратяване, депозит, индексация, такса поддръжка, add-on коефициент, ремонт, приемо-предавателен протокол, адрес на управление и ДДС върху наема.