Изложения и събития

Подготовка за изложение: какво да направите през всяка от 12-те седмици

Редакция на wtcsofia.bgПубликувано 4 ноември 2026 г.

Повечето проблеми на изложение се раждат седмици преди него: пропусната заявка за ток, мостри, задържани на границата, покани, изпратени твърде късно. Ето план за 12 седмици назад от откриването, който можете да разпределите между хората в екипа.

Накратко

12 седмици преди откриването трябва да имате договор с организатора, бюджет и записана цел за изложението.
Мострите за изложение извън ЕС планирайте рано: за карнет АТА от БТПП са нужни договор, точен списък на стоките на английски и депозит.
Поканите до клиенти и уговорените срещи носят повече от случайните посетители – започнете ги 6–8 седмици по-рано.
Преди изложението обучете екипа и подгответе формуляр за контакти с информация за защита на личните данни.

Преди 12-ата седмица: решение и договор

Планът започва след като сте избрали изложението (как – вижте как да изберем изложение). Много организатори приемат заявки за площ месеци напред; например за АГРА 2027 (23–27.02.2027 г.) Международен панаир Пловдив приема заявки до 15.12.2026 г. Ако закъснеете, остават лошите места.

Определете един отговорник за целия проект и запишете целта с число – колко срещи с какви фирми искате. AUMA препоръчва изложението да се води като проект: цели, бюджет, график и ясно разпределени задачи.

Планът в една таблица

Седмици до откриването	Задачи	Кой
12–11	Договор и заявка за площ; бюджет (вижте бюджет за щанд); списък с крайните срокове на организатора	Отговорник, финанси
11–10	Решение: стандартен или собствен щанд; задание към 3 фирми за щандове; списък на експонатите и мострите	Отговорник, продажби
10–9	Избор на изпълнител на щанда; проект за заверка от организатора; заявка за карнет АТА, ако изложението е извън ЕС	Отговорник, логистика
9–8	Списък с клиенти и потенциални купувачи за покани; запис в каталога на изложението	Продажби, маркетинг
8–7	Покани и уговаряне на срещи; печатни материали; оферта за транспорт на експонатите	Продажби, маркетинг, логистика
7–6	Заявки за ток, вода, интернет, мебели, почистване; нощувки и пътуване на екипа	Логистика
6–5	Застраховка; при изложение извън ЕС – визи и покани за екипа; митническо оформяне на експонатите	Логистика, отговорник
5–4	Формуляр за контакти и информация за личните данни; цени и условия, които екипът може да дава на място	Продажби, юрист или DPO
4–3	Напомняне до поканените; график на срещите; демонстрации и презентации на щанда	Продажби
3–2	Обучение на екипа; график на смените на щанда; потвърждение от всички доставчици	Отговорник
2–1	Опаковане и изпращане на експонатите; комплект за щанда; проверка на всички документи	Логистика
Дни на изложението	Монтаж, срещи, кратък разбор всяка вечер; записване на всеки контакт с бележка	Целият екип

Заявките към организатора

Организаторите работят с формуляри и крайни срокове. При Международен панаир Пловдив отделни формуляри има за заявката за участие, за наема на щанд, за ток и вода и за допълнителни услуги. Ако правите собствен щанд, проектът се заверява от организатора срещу такса на квадратен метър. Съберете всички формуляри в една папка в първата седмица и сложете сроковете в общия календар на екипа.

Попитайте и за правилата за монтаж и демонтаж: в кои часове можете да влизате, кой доставчик може да работи на територията, какви са изискванията за пожарна безопасност и окачване. Тези условия влизат в цената на изпълнителя на щанда.

Мостри и експонати: в ЕС и извън него

За изложение в друга държава от ЕС стоките се движат без митническо оформяне. Пак ви трябват опис, транспортни документи и, ако продавате мостри на място, правилно фактуриране по правилата за ДДС.

За изложение извън ЕС мострите и оборудването, които ще се върнат, най-лесно минават с карнет АТА. В България карнети АТА издава и гарантира БТПП, а от 1.06.2026 г. издава и електронни карнети. За карнет са нужни договор с БТПП, списък на стоките на английски език (описание, брой, тегло, стойност в евро, произход), депозит и такса по тарифата на палатата; самото издаване отнема един ден. Списъкът трябва да съвпада с това, което реално пътува, затова го подгответе седмици по-рано и проверете дали държавата на изложението е страна по конвенцията. Стоките, които ще раздавате или продавате, не са за карнет – за тях се подава износна декларация (вижте Митници).

Покани и уговорени срещи

Купувачите на професионални изложения често идват с готов график. Ако не сте в него, ще разчитате на случайни посетители. Изпратете покани 6–8 седмици по-рано и напомняне 2–3 седмици преди откриването, с номера на залата и щанда.

Ако поканата е по електронна поща до хора, с които нямате връзка, спазвайте правилата за непоискани търговски съобщения – те са описани в статията след изложението.

Екипът на щанда

Изберете хора, които познават продукта и могат да кажат цена и срок за доставка; AUMA определя екипа на щанда като основен фактор за успеха.
Направете кратък инструктаж: целта, кои посетители търсите, какво пише във формуляра за контакт, какво не обещавате на място.
Разпределете смени – уморен екип на третия ден губи разговори.
Решете как записвате контактите: приложение за сканиране на баджове, формуляр или визитки с бележка. Всеки контакт трябва да има кратка бележка какво иска човекът.
При събиране на лични данни дайте на посетителя информацията по чл. 13 от Общия регламент относно защитата на данните: кой сте, за какво ще ползвате данните, колко време ги пазите и какви права има.

Комплект за щанда

Копия от договора, заявките и фактурите към организатора; контактите на техническите служби.
Карнет АТА или опис на експонатите; застрахователна полица.
Удължители, инструменти, тиксо, кабели за екраните; резервен лаптоп или таблет.
Каталози, ценови листи, визитки, формуляри за контакти.
Вода, кафе и чаши за гостите, ако не сте поръчали кетъринг.

Чести въпроси

Можем ли да се подготвим за по-малко от 12 седмици?

Да, ако използвате стандартен щанд от организатора и изложението е в ЕС. Най-дългите срокове са за собствен щанд, карнет АТА, визи и транспорт извън ЕС.

Трябва ли карнет АТА за изложение в Германия?

Не. Между държавите от ЕС стоките се движат без митническо оформяне. Карнетът е за временен внос в държави извън ЕС, които приемат системата АТА.

Колко души да има на щанда?

Няма норма. Сметнете колко срещи на час очаквате в най-натоварените часове и колко време трае една среща; на щанда трябва винаги да има поне един свободен човек за нови посетители.

Източници

Международен панаир Пловдив – АГРА 2027: срокове за заявки и формуляри проверено 4 ноември 2026 г.
Международен панаир Пловдив – Тарифа 2027 (заверка на проект, услуги при изграждане на щанд), PDF проверено 4 ноември 2026 г.
AUMA – Trade fair project management проверено 4 ноември 2026 г.
AUMA – The stand team: the success factor проверено 4 ноември 2026 г.
БТПП – карнет АТА проверено 4 ноември 2026 г.
Регламент (ЕС) 2016/679 – Общ регламент относно защитата на данните, чл. 13 (EUR-Lex) проверено 4 ноември 2026 г.