След изложението: как контактите от щанда да станат оферти

Подредете контактите още вечерта

Най-добрият момент за подреждане е всяка вечер по време на изложението, когато екипът още помни разговорите. Съберете визитките, сканираните баджове и бележките на едно място – CRM, споделена таблица или поне една папка – и проверете, че всеки контакт има бележка: какво го интересува, какво сте обещали и кой от вашия екип е говорил с него.

AUMA описва периода след изложението като решаващ: успехът зависи от това колко бързо и колко конкретно се проследяват контактите. Затова критериите за оценка трябва да са решени преди откриването, а не след него.

Квалифициране: три групи са достатъчно

Групите са работни категории на редакцията, не стандарт. Важното е всеки в екипа да ги разбира еднакво и да ги отбелязва на щанда, а не седмица по-късно.

Правилото за 48 часа

Препоръката ни е проста: на контактите от група А пишете или звънете до 48 часа след разговора. Това е редакционна препоръка, а не резултат от изследване. Причината е практическа – след изложение купувачите се връщат с десетки визитки и помнят най-добре тези, които са им писали първи и по конкретния въпрос.

Писмото трябва да е лично: споменете за какво сте говорили, приложете това, което сте обещали (оферта, каталог, цена), и предложете следваща стъпка с дата. Масово писмо „Благодарим, че посетихте щанда ни“ не замества това.

• До 48 часа: група А – лично писмо или обаждане, оферта, ако е поискана.
• До 2 седмици: група Б – писмо с материалите, за които са питали.
• След 1–3 месеца: ново обаждане до група Б по уговорка.
• След 6 и 12 месеца: преглед на резултата – оферти, поръчки, нови партньори.

Лични данни: какво изисква GDPR

Името, служебният имейл и телефонът на човек от фирма са лични данни, затова за тях важи Общият регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679). Комисията за защита на личните данни (cpdp.bg) публикува насоки за прилагането му. Ето основните правила, които засягат контактите от изложение:

• Основание (чл. 6). Най-често това е съгласие или законен интерес. Съображение 47 от регламента приема, че обработването за директен маркетинг може да е законен интерес, но интересът трябва да е претеглен спрямо правата на човека.
• Информация (чл. 13). Когато събирате данните от самия човек – на щанда, с формуляр или скенер – трябва да му кажете кой сте, за какво ще ползвате данните, колко време ще ги пазите и какви права има. Удобно е това да е на гърба на формуляра или в линк в първото писмо.
• Право на възражение (чл. 21). Ако човекът възрази срещу директен маркетинг, спирате – без изключения.
• Срок (чл. 5). Не пазете контактите без край; определете срок, например след 12 месеца без отговор ги изтривате или обезличавате.
• Данни от организатора. Ако организаторът ви дава списък на посетители или данни от скенера на баджовете, проверете при какви условия ги е събрал и за какво можете да ги ползвате.

Търговски писма: Законът за електронната търговия

Освен GDPR за писмата по електронна поща важи чл. 6 от Закона за електронната търговия. Изпращането на непоискани търговски съобщения до потребители без предварителното им съгласие е забранено. Комисията за защита на потребителите води регистър на електронните адреси на юридически лица, които не желаят такива съобщения, и до тези адреси не може да се пишат. Ако пишете без предварително съгласие, писмото трябва ясно да се разпознава като търговско още при получаването.

Най-сигурният подход на щанда е да попитате: „Може ли да ви изпратя офертата и да ви пиша за нови продукти?“ и да отбележите отговора до контакта. Това е и добър тест за интерес. За конкретен случай се посъветвайте с юрист – тук описваме общите правила.

Как да мерите резултата

Сравнете резултата с целта, която сте записали преди изложението. Броят визитки е най-слабият показател; по-полезни са броят квалифицирани контакти, изпратените оферти и сделките след 6 и 12 месеца. AUMA посочва анализа на контактите като основен инструмент за проследяване на успеха.

Като разделите общия разход на броя квалифицирани контакти, получавате цената на контакт – числото, с което следващата година сравнявате изложенията (методът е в как да изберем изложение).