Интрастат декларация попълване – полета, данни и срокове

Кой подава Интрастат декларация и до кога

Декларацията подава Интрастат операторът, т.е. фирмата, която е надхвърлила прага за деклариране за предходната година или го е достигнала в текущата. Праговете са различни за двата потока, затова една фирма може да е задължена само за внос или само за износ.

За всеки оператор и всеки поток се подава отделна декларация. Фирма, която и получава, и изпраща стоки в ЕС, подава две декларации на месец. Срокът е 14-о число на следващия месец.

Когато задължението възникне през годината, първата декларация се подава до 20-о число на месеца след този, в който е възникнало. Подава се в портала на НАП с квалифициран електронен подпис, а облачно удостоверение не се приема. Може да подава и упълномощено физическо или юридическо лице.

Кои полета се попълват и откъде идват данните

Декларацията е позиционна. Всяка позиция е отделно движение на стока. Наредба Н-4 изисква всички полета, а декларация с празни полета НАП връща с грешка.

Източник:

Държавата на произход се добавя, когато е изискуема за позицията. Транспортните данни също се дават само при определени изисквания към оператора или прага.

Откъде се вземат стойността, количеството и кодът по КН

Стойността и количеството се четат от фактурата. Нетното тегло се взема от ЧМР само когато във фактурата няма тегло. Количеството в декларацията е нетното тегло в килограми, плюс допълнителна мерна единица за кодовете, за които тя е задължителна.

Кодът по КН и условията на доставка трябва да са посочени още в търговския документ за продажба. Така изисква Законът за статистика на вътреобщностната търговия със стоки. Ако липсват, се ползват данни, които отговарят на доставката и на правилното класиране на стоката.

От това следва практичен извод, който го няма в нито един от източниците. Най-евтиното място за поправка на грешка е шаблонът на фактурата. Когато кодът по КН и Инкотермс са там от самото начало, счетоводителят не ги търси след края на месеца.

От 2026 г. има и промяна във валутата. Сделките от януари 2026 г. нататък се декларират в евро.

Стъпка по стъпка в портала на НАП

Редът е един и същ при ръчно въвеждане и при качване на файл:

• Влезте в портала на НАП с КЕП и изберете правилния сертификат.
• Изберете референтния месец и потока, пристигания или изпращания.
• Въведете позициите ръчно или качете файл. При много позиции файлът е по-бърз и намалява риска от ръчни грешки.
• Прегледайте резултата от проверката, ако системата показва грешки.
• Изпратете декларацията и запазете потвърждението.
• Проверете дали статусът е „приета“.

Има два вида файл. INSTAT е пълната декларация и се подава в портала. INTRANS съдържа само позициите и се импортира в програмата или портала на НАП, или служи за резервно копие.

За всяка декларация НАП връща протокол с резултата от проверката във файл INSRES. Ако в него има грешки, коригирайте данните и подайте отново.

Идентификационни данни и общите суми

При подаване с XML файл INSTAT идентификационните данни се попълват във файла. При онлайн попълване или зареждане на INTRANS системата ги генерира сама. Тогава ръчно остават само референтният период и потокът.

Идентификационните данни са кодът и името на оператора, при нужда пълномощникът, и името и телефонът на лицето, изготвило декларацията. Общият брой записи е броят на попълнените позиции. Общата сума на стойностите е сборът от колона 13 при износ и от колона 12 при внос.

Указанията в този източник са публикувани през 2023 г.. Затова сверете номерата на колоните с актуалната версия на формуляра в портала на НАП.

Нулева декларация, корекции и срокове

Ако сте оператор, но за месеца няма движения, подава се нулева декларация. В нея не се качват документи. Някои случаи се уреждат с уведомление за период без дейност, ако такава процедура се прилага. Преди да избягате от декларацията, проверете какво важи за вашия поток.

Корекция се подава при грешен код, държава, тегло, мерна единица или стойност, както и при липсваща или дублирана позиция. Определете точно кой период и поток поправяте и коригирайте данните в източника. Санкциите за нарушения са в Закона за статистика на вътреобщностната търговия със стоки. Размерите им проверете в самия закон.

Чести грешки и кога да се обърнете към митнически агент

Най-честите грешки са четири:

• грешен код на стоката
• грешна държава партньор, когато фактурата сочи едно, а движението е към друга държава
• нетно тегло или мерна единица, които не съвпадат с транспортните документи
• пропуснат срок

Разминаването между Интрастат и VIES не е проблем, ако може да се докаже с документите към пратката. Двете подавания следват различна дата. VIES е до 14-о число след фактуриране, а Интрастат се съобразява с датата на пристигане на стоката. Затова фактура от края на месеца със стока, пристигнала в следващия, ще се появи в двете декларации в различни периоди. За ДДС страната на вътреобщностните доставки вижте ДДС при износ и вътреобщностна доставка.

При неясно класиране на стоката питайте митнически агент или счетоводител. Така правите и при надхвърляне на праг по потока или при много позиции с различни мерни единици. Общата рамка на декларациите е в Митническа декларация. Ако започвате износ, вижте Как да започнем износ.

За наблюдение остава разликата в сроковете между две подавания. Интрастат е до 14-о число за предходния месец, а първата декларация след възникване на задължение е до 20-о число. Стойностите от януари 2026 г. нататък вече се декларират в евро, а по-ранните месеци се преизчисляват в националната валута.